Vì sao phải viết ra kế hoạch?

Bạn có thể nghĩ, "Chuyện nhỏ mà, nhớ trong đầu là được!" Nhưng thực tế thì sao? Não bộ của chúng ta rất giỏi trong việc ghi nhớ ý tưởng, nhưng lại dễ bị quá tải bởi chi tiết. Khi bạn viết ra những điều quan trọng, bạn đang làm nhiều hơn là chỉ ghi chú:

• Xác định mục tiêu rõ ràng: 

Việc này giống như việc bạn vẽ một tấm bản đồ. Khi bạn đặt bút xuống, bạn buộc mình phải suy nghĩ kỹ về điều mình thực sự muốn đạt được. Điều này giúp bạn có động lực và tập trung cao độ hơn.

• Sắp xếp ưu tiên dễ dàng: 

Một khi mọi thứ nằm trên giấy, bạn có thể dễ dàng nhìn thấy bức tranh tổng thể. Đâu là việc cần làm ngay? Đâu là việc có thể trì hoãn? Việc này giúp bạn không bỏ sót nhiệm vụ quan trọng.

• Kiểm soát tiến độ tốt hơn: 

Khi bạn viết ra, bạn có thể đặt thời hạn cụ thể cho từng đầu việc. Bạn cũng có thể chia nhỏ nhiệm vụ lớn thành nhiều bước nhỏ hơn, giúp việc theo dõi tiến độ trở nên dễ dàng và tránh tình trạng trì hoãn.

• Tối ưu hóa thời gian và năng lượng: 

Bạn có nghe về quy tắc 80/20 không? Nó có nghĩa là 20% công việc quan trọng nhất thường tạo ra 80% kết quả. Khi bạn viết ra, bạn có thể xác định được 20% đó và dồn toàn bộ năng lượng vào chúng, thay vì dàn trải lung tung.

5 bước quản lý thời gian "siêu" hiệu quả bắt đầu từ việc lập kế hoạch

1. Xác định mục tiêu chính và những đầu việc quan trọng nhất: 

Hãy tự hỏi: Mục tiêu lớn nhất của mình trong tuần này là gì? Sau đó, liệt kê những việc phải làm để đạt được mục tiêu đó.

2. Viết ra tất cả, rồi chọn lọc: 

Ghi lại tất cả nhiệm vụ đang hiện diện trong đầu bạn. Sau đó, hãy tàn nhẫn gạch bỏ những việc không thực sự quan trọng hoặc không phục vụ mục tiêu lớn.

3. Xếp hạng ưu tiên: 

Dùng các phương pháp như Ma trận Eisenhower (chia việc thành Quan trọng & Khẩn cấp, Quan trọng & Không khẩn cấp, v.v.) hoặc quy tắc 80/20. Luôn ưu tiên giải quyết các việc "quan trọng & khẩn cấp" trước.

4. Lập kế hoạch chi tiết: 

Với mỗi nhiệm vụ, hãy ghi chú thời hạn. Nếu nhiệm vụ quá lớn, hãy chia nhỏ nó ra thành từng bước nhỏ hơn. Ví dụ, thay vì "Hoàn thành bài tập lớn", hãy viết "Tìm tài liệu", "Lên dàn ý", "Viết mở bài", v.v.

5. Kiểm soát và điều chỉnh: 

Đây là bước quan trọng không kém. Hãy thường xuyên nhìn lại danh sách của bạn. Đã hoàn thành được bao nhiêu? Có cần điều chỉnh gì không? Sự linh hoạt sẽ giúp bạn đi đúng hướng.

Lợi ích bất ngờ khi "ghi chép" thời gian

Việc viết ra không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, mà còn mang lại những thay đổi tích cực cho cuộc sống của bạn:

• Tăng năng suất, giảm áp lực: Khi mọi thứ rõ ràng, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn, không còn cảm giác mơ hồ, từ đó giảm đáng kể căng thẳng.

• Có thời gian cho bản thân: Điều tuyệt vời nhất là bạn sẽ có thêm thời gian để thư giãn, theo đuổi sở thích, hoặc đơn giản là nghỉ ngơi sau những giờ làm việc hiệu quả.

• Rèn luyện sự tập trung và kỷ luật: Việc liên tục xem xét và cập nhật danh sách ưu tiên sẽ giúp bạn hình thành thói quen tốt, nói không với sự trì hoãn và lãng phí thời gian.

• Tận dụng công cụ thông minh: Đừng ngại dùng các ứng dụng như Trello, Notion, Google Keep hay đơn giản là lịch điện tử để ghi chú và điều chỉnh linh hoạt các đầu việc của bạn.

Hãy nhớ rằng: "Kỹ năng quản lý thời gian là quá trình phân chia, sắp xếp thứ tự ưu tiên các hoạt động và phân bổ các nhiệm vụ cần làm, đồng thời loại bỏ những việc gây xao nhãng để tối ưu hóa hiệu suất."

Tóm lại, viết ra những điều quan trọng nhất không chỉ là bước khởi đầu mà còn là cốt lõi để bạn làm chủ thời gian của mình. Hãy biến nó thành thói quen, và bạn sẽ thấy mình chủ động hơn, làm việc thông minh hơn, và đạt được những mục tiêu lớn trong cả công việc lẫn cuộc sống.

Bạn đã sẵn sàng cầm bút (hoặc mở ứng dụng ghi chú) và thay đổi cách bạn quản lý thời gian chưa?

Xem thêm: Sổ tay Planner: bí kíp "x10" năng suất và sáng tạo cho Gen Z & Millennials